第一条 为确保本社会团体各项工作规范、高效、优质, 依据法律法规政策和《佛山市科技金融协会章程》制定本制度。
第二条 秘书长是本社会团体印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。
第三条 秘书处行文使用两个文号，即“佛科金协”和“佛科金函”。 “佛科金协”适用于以协会名义发出的文件，包括下行文、对会员单位等的正式文件，“佛科金协”为同级单位的行文，两个文号均需加盖协会印章。
第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报理事长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
第五条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。
第六条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
第七条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《佛山市科技金融协会文件阅办表》，报秘书长或协会领导阅批。
第八条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
第九条 协会的印章和财务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
第十条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。
第十一条 “佛山市科技金融协会”公章使用的审批权限由协会理事会审议核定。
第十二条 协会财务专用章由本社会团体主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。
第十三条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本社会团体办公场所。
第十四条 本社会团体授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经社会团体负责人批准后开具，并留底备查。
第十五条 本制度经协会2016年2月26日理事会审议通过生效，由理事会解释。
